La planification d'un événement d'entreprise peut être une tâche intimidante, surtout si vous n'êtes pas familier avec le processus.
➡️ Ce guide step by step d'organisation d'événement, vous fournira une vue d'ensemble du processus et une estimation du temps nécessaire à la planification d'un événement d'entreprise parfait.
📆 Pré-planification de l'événement
La pré-planification de l'événement d'entreprise peut être effectuée un ou plusieurs mois avant la tenue de l'événement. Il s'agit d'une partie très importante du processus, car elle sert de feuille de route pour le reste de la planification de l'événement.
Pour la pré-planification, vous aurez besoin de connaître vos besoins et objectifs vis-à-vis de cet événement (cf notre article La définition de vos besoins : ...tout part de là !).
🕞 Estimer son temps
Une fois que vous avez listé tous vos besoins pour cet événement, vous pourrez plus facilement estimer le temps nécessaire à la planification d'un événement d'entreprise en tenant compte des facteurs suivants :
➡️ Le délai pour la réservation du lieu (certains lieux demandent plusieurs semaines voire plusieurs mois d’attente)
➡️ le temps nécessaire à la préparation et l’installation de la nourriture et des boissons
➡️ Le timing pour la logistique (transport des invités, livraison de la nourriture et des boissons…)
➡️ le temps nécessaire à la mise en place des activités (décors, matériel technique …)
➡️ Le temps pour démonter et nettoyer après l'événement
Etc.
📍Planifier le jour J
L'étape suivante consiste à planifier le jour (ou les jours) de l'événement. Il s'agit d'organiser de manière concrète le déroulement de votre événement :
➡️ Heure d’arrivée des prestataires
➡️ Temps d’installation
➡️ Heure d’arrivée des invités
➡️ Planning d’activités (horaires, durée, nombre de participants…)
➡️ Les temps des déjeuners, etc.
Bref, préparez-vous un planning le plus détaillé possible de tous les temps forts de cet événement.
🧹 Penser à l’après événement
Préparer et profiter, c’est cool, mais il faut aussi penser à l’après l’événement. Au cours du processus de planification post-événement, vous déciderez des mesures à prendre pour le nettoyage, le rangement, notamment des décorations, du matériel technique, de la nourriture et les boissons ainsi que le fonction de logistique retour pour les équipements que vous aurez loué. 😉
Conclusion 👇🏼
Selon la taille de l'événement et sa complexité, la planification et l'exécution peuvent prendre entre quelques jours, pour les petits événements simples, à plusieurs mois pour les très gros événements. Malheureusement, il n’y a pas de réponse toute prête à cette question, car il n'existe pas d'approche unique pour l'organisation d'un événement d'entreprise. Chaque événement est différent et nécessite une approche spécifique.
➡️ Cependant, vous pouvez facilement calculer le temps nécessaire en tenant compte des facteurs qui influent sur l'organisation de l’événement comme nous venons de le voir.
