Pour qui ? Pourquoi ? Où ? Quand ? Comment ? On vous explique les bonnes questions à vous poser pour que votre événement soit parfait et plaise à toute votre équipe !
📝 Lister les besoins de votre événement
Maintenant que vous savez quelles sont vos besoins pour votre événement (cf notre article “Définir vos besoins”) il faut se pencher un peu plus sur la question qui fâche : le budget.
Reprenez chaque point évoqué et listez les besoins qui lui correspondent en n'omettant aucun détail (Et oui, il n’y a pas de petites dépenses). Ensuite, en fonction des besoins identifiés, vous pourrez commencer à budgéter concrètement votre événement. 💰
Exemple de question à se poser pour mettre en place son budget :
Le lieu et l’hébergement 🏠
- Où faites-vous votre événement ?
- Y a-t-il des frais d’hébergement à prévoir pour les personnes qui viennent de loin ?
- Faut-il réserver un hôtel ?
- Devez-vous prendre en charge les frais de repas (petit-déjeuner par exemple) ?
Les déplacements 🚗
- Des frais de déplacement sont-ils à prendre en compte pour votre événement ?
- Pour combien de personnes ?
- Quel moyen de transport allez-vous utiliser ?
Les activités 🎤
- Quelles activités sont à prévoir ? Un escape game ? Un spectacle ? Un atelier manuel ?
- Devez-vous prévoir une régie ?
- Y a-t-il des assurances à prendre selon les activités ?
- Devez-vous prendre à votre charge la logistique des prestataires ? (hébergement, transport, restauration…)
Les prestataires 🤵🏻
- Avez-vous besoin de faire appel à des prestataires ? Si oui, combien ?
- Qui encadre l’événement ? (hôtesse d’accueil, maître de cérémonie, chauffeur de salle)
- Des techniciens sont-ils nécessaires pour la mise en place des activités ?
La restauration 🍽️
- Mettez-vous à disposition des collations ?
- Faites-vous un buffet ou un repas à table ?
- Allez-vous faire appel à un traiteur ou voir avec le lieu s’ils proposent de la restauration ?
Le matériel 🔌
- Avez-vous besoin de matériel spécialisé ?
- Pouvez-vous louer le matériel nécessaire ou devez-vous l’acheter ?
- Pouvez-vous l’installer vous-même ou devez-vous faire appel à des professionnels ?
Le marketing et la communication 📱
- Comment allez-vous communiquer sur l’événement ?
- Comptez-vous proposer des goodies et accessoires aux participants ?
- Vous occupez-vous de la communication en inter ou faites-vous appel à un prestataire ?
La marge d’imprévus 💸
Le conseil de la team : prévoyez une marge dans votre budget pour les coûts imprévus que vous n’auriez pas pu anticiper.
L'équipe qui retourne ciel et terre pour vous trouver le juste prix pour votre événement !Conclusion :
Il n’y a pas de réponse toute faite à la fameuse question “combien coûte l’organisation d’un événement ?”. Si vous avez bien suivi (et on l’espère 😇): chaque événement est unique et répond à des besoins précis. Ce n’est qu’en passant par toutes ces étapes que vous pourrez définir votre budget adéquat pour vos événements.
Comme vous le voyez, prévoir le budget d’un événement, c’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin. En passant par Teamcation, on vous laisse l’aiguille, mais on retire le foin. 🪡
➡️ Des propositions personnalisées et détaillées grâce à notre outil réactif et intuitif et à une team d’experts, prête à vous accompagner (contre vents et marées) dans l’organisation de votre événement. 😁
