Selon le type d’événement qui sera organisé, le budget à prévoir ne sera pas du tout le même. Il faut garder en tête que le budget et les besoins sont donc deux facteurs qui évoluent ensemble.
Il existe toute sorte de méthode pour poser les bases claires d’un événement, mais la team vous conseille la règle des 5W. 👈🏼
Ce sont 5 questions, dont les réponses vous permettront d’avoir une idée plus précise sur ce que vous souhaitez mettre en place lors de votre événement et anticiper tous les coûts qui y sont liés.
La première question à se poser : À qui s’adresse votre événement ? Quelques collègues, une équipe, un pôle complet ou toute une entreprise ?
Un bon événement et un événement qui correspond aux personnes qui vont y participer.
En ayant une idée précise de votre cible, de ce qu’elle aime et de ses besoins, vous pourrez proposer des activités adaptées.
Dans quel but organisez-vous cet événement ? Est-ce dans le but de développer la culture d’entreprise, de renforcer la cohésion de votre team, de remercier votre team pour le travail fourni ?
Le “pourquoi ” vous permet de ne pas perdre de vue les objectifs et ce qui vous motive ****dans l’organisation de cet événement. Tous les choix qui en découleront seront alors plus pertinents. (lieu, activités, etc.)
En fonction de votre cible et de son pourquoi : Quel type d’événement allez-vous organiser ? Vous êtes dans la team work hard ou play hard ? Vous souhaitez partir sur un séminaire ? Un afterwork ? Une activité sportive ?
La réponse à la question “quoi” est nécessaire pour établir le budget, car les coûts à prévoir seront liés de très près au type d’événement. (activité, personnel, coordination, logistique…)
Quand va se dérouler l’événement ?
Une fois la date (ou du moins la période) fixée, vous pourrez préparer le rétro-planning de toutes les tâches nécessaires à la réalisation de l’événement. Cela vous donnera aussi une meilleure visibilité de tous les petits trucs auxquels il faut penser (et accessoirement, ajouté aussi ces petits trucs dans votre budget).
Où l’événement sera-t-il organisé ?
En fonction du type d’événement que vous aurez choisi d’organiser, vous devrez trouver un lieu adapté.
Le lieu de votre événement est l’un des points qui marquera le plus les participants donc n’hésitez pas à penser lieu insolite ou atypique pour marquer les esprits.
Selon vos réponses aux 5 questions ci-dessus, vous pourrez créer l’événement unique, qui vous ressemble, et qui correspondra au mieux à vos besoins. Aussi, ce n’est qu’en passant par toutes ces étapes que vous pourrez définir votre budget adéquat pour l’organisation de ces événements.... On vous parle très vite du budget à allouer à vos différents événements... #staytuned
